A tecnologia de Digitalização de Documentos pressupõe a mudança de suporte de documentos em papel para documentos digitais. No entanto, a Digitalização Arquivística não enfatiza somente essa conversão através de um scanner.

A classificação dos tipos documentais, a indexação desses tipos com metadados permite adicionar uma característica Arquivística à Digitalização. O resultado é que o documento pode ser consultado a partir de metadados ou ainda a partir do seu conteúdo.

O acesso ao documento pode ser realizado através da rede e visualizado de qualquer lugar. A segurança no acesso se dá pela definição de usuários e senhas para que somente pessoal autorizado possa realizar consultas e impressões.

Atualmente, a maioria das empresas também possui uma imensa quantidade de documentos que já nascem eletrônicos: são documentos em word, excel, desenhos de engenharia, e-mails. Esse novo mundo de documentos digitais, sem gerenciamento, implica em muitas cópias de diversas versões, duplicação de arquivos, provocando a má utilização de espaço em discos, e custos desnecessários com armazenamento.

Para controlar esse “mundo de informações digitais”, quer sejam ou não originalmente eletrônicas, o conceito sobre o que é Gerenciamento Eletrônico de Documentos ampliou-se. A noção de SIGAD – Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos incorpora as características: Confiabilidade, Integridade, Identidade, Autenticidade, Organicidade e Completude.

Os SIGAD não são simplesmente sistemas para digitalização de documentos. O SIGAD deve interagir com o Sistema de Negócios para proporcionar classificação de tipos documentais, indexação de documentos baseadas em modelos internacionais, aplicação de tabelas de temporalidade e descarte, ações de eliminação de documentos e segurança. É vital para a manutenção das bases de informação e conhecimento das empresas.

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