O Arquivo Nacional, através da Coordenação-Geral de Gestão de Documentos (COGED) e da Coordenação Regional do Arquivo Nacional no Distrito Federal (COREG), publicou o informe técnico sobre a autorização pela instituição para eliminação de documentos financeiros.

Considerando os prazos de guarda e a destinação final estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às atividades-meio da Administração Pública, aprovada pela Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001, do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ);
Considerando o parágrafo 2º do artigo 10º da Lei nº 8.443, de 16 de julho de 1992, que determina que a decisão definitiva, em processo de tomada ou prestação de conta, é a decisão pela qual o TCU julga as contas como regulares, regulares com ressalva ou irregulares;
Considerando o artigo 5º da Portaria-TCU nº 108, de 6 de maio de 2005, que determina que os documentos produzidos e recebidos pelo TCU deverão ser classificados de acordo com o Código de Classificação de Documentos de Arquivo referente às atividades-fim;
Considerando o artigo 7º da Portaria-TCU nº 108, de 6 de maio de 2005, que determina que os prazos de guarda e a destinação dos documentos produzidos e recebidos pelo TCU serão atribuídos com o que dispõe a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos referente às atividades-fim; e
Considerando a Portaria-TCU nº 101, de 24 de abril de 2008, que altera a
Portaria-TCU nº 108, de 2005, que dispõe sobre procedimentos e ações de gestão documental no TCU.
O Arquivo Nacional, para os documentos que necessitam da aprovação de contas pelo TCU para serem eliminados, informa que:
1º) será autorizada a eliminação dos conjuntos documentais cujas contas foram julgadas e aprovadas pelo Tribunal como regulares e regulares com ressalva e nos casos em que os processos de prestação ou tomada de contas foram descartados;
2º) não será autorizada a eliminação dos conjuntos documentais cujas contas foram julgadas irregulares.
3º) não será autorizada a eliminação dos conjuntos documentais nos casos relacionados abaixo:
– processo arquivado;
– arquivamento dos autos, sem baixa na responsabilidade dos responsáveis;
– arquivamento dos autos, com baixa na responsabilidade dos responsáveis;
– quitação de responsabilidade;
– processo encerrado;
– processo encerrado, com baixa na responsabilidade dos responsáveis.
Nestes casos, o órgão ou entidade deverá solicitar ao TCU esclarecimentos e informações sobre o estado das contas, isto é, se foram julgadas e aprovadas como regulares, regulares com ressalva ou irregulares, bem como a data de aprovação das contas dos exercícios em questão.

Fonte: Arquivo Nacional

Informe Técnico sobre a autorização de eliminação de Documentos Financeiros
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